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テレアポをアウトソーシングするメリットは?代行会社を使うとメリットが意外と多い!

テレアポはアウトソーシングした方が事業運営リスクが下がる

「テレアポのアウトソーシング」と聞いて、みなさんはどこまで具体的なイメージが湧くでしょうか。何となく、外部に委託するよりも自社で賄う方がいいのではないか、といった漠然とした、感覚的な判断を下してしまってはいませんか。実際には、テレアポ業務は代行会社へ任せてしまうのが、リスクも少なくお勧めの手法です。とは言っても、実際にこれまでテレアポ業務に触れたことがない人にとっては、いまいち想像が付きづらいかもしれません。そこで以下に、ポイントを絞って具体的なアウトソーシングのメリットを紹介していきます。

テレアポスタッフの求人を行う必要がない

必要に駆られテレアポスタッフを導入する、となった場合、その採用までには複数の工程が必要となります。まずは求人を出して人員を集め、そしてそこから自社の求めるテレアポ像にあった人物を選定していく必要があります。しかし、求人掲載にも当然費用がかかりますし、それだけでは必ずしも十分な応募者が集まってくれるとも限りません。また、たとえ十分な人数の応募者が集まったとしても、実際に選考していく中で、こちらのニーズとの乖離が見受けられるということも多々あるでしょう。その場合、ある程度こちらの希望からの相違に妥協して必要人数を採用するか、もしくはあらためて再度求人を掲載するか、という選択を迫られることになりますが、どちらも決して最善とは言えないでしょう。このようにスタッフの採用をすべて自社で行うには、時間も費用もそれなりに必要となりますし、また当然のことながらすぐに希望通りの成果が得られるとも限りません。しかしそこで専門のノウハウを持った代行会社を利用することで、こういったリスクを抱え込むことなく、テレアポスタッフの採用というゴールにスムーズに到達することが可能となるのです。

テレアポをアウトソーシングするメリット2:研修を行う必要がない

実際にテレアポスタッフの採用が決定した後、必要となるのが研修です。この研修ですが、決して通り一遍の内容で済まされるものではありません。一般に新人スタッフに対しての研修と言えば、基礎的なOAスキルやマナー、自社や取り扱い商材についての知識、といったものが想起されるところですが、テレアポスタッフに至ってはさらにトークスキルが必要とされます。これはただ適切な言葉遣いができればいい、というものではありません。何しろ電話越しの音声のみでのコミュニケーションです。お互いの顔が見えない分、話すスピードや声の高低、適切な相づちや時には笑声を交え、相手の状況やリアクションを想像して合わせていく必要があります。また当然のことながら話の内容もわかりやすく、そして、効果的な切り替えしやアピールトークもできなければなりません。ですがそれらは他の業種ではなかなか身につくことのないある種の専門的なスキルであり、そして全くの未経験者が講習を行うというのは中々ハードルが高いものです。また、実際に研修を実施するにあたっては、必要な人員や場所の確保、スケジュールの調整、スタッフのスキルの評価、といった様々な業務も発生します。研修と一言でいっても、そこには膨大な労力が必要とされるのです。しかしこういった点も含め、あらかじめ十分なノウハウを有した代行会社へアウトソーシングすることで、スムーズにクリアすることが可能です。外部に委託することで、自社で行うという負担を失くし、さらにより質の高い研修を実施することができるのです。

テレアポをアウトソーシングするメリット3:テレアポのプロが使うリストを使用できる

さて、実際のテレアポの架電業務について、実際に自身で体験したことがない方にとっては、中々に具体的なイメージはしづらいものかもしれません。あっても、何かしらのリストなるものが存在し、それに沿って電話をかけてアポイントメントを獲得していく、といった漠然としたイメージが大半なのではないでしょうか。実はここでまず重要となのが、その架電時に利用するリストなのです。テレアポの業務は、とりあえず片っ端から対象に闇雲に架電すればいい、という単純なものではありません。そのような手法はただただ非効率的なだけです。業務というものは、効率的に遂行される必要があります。大切なのは、できるだけ可能性の高い対象に絞ってアプローチをかけること。そのために重要となるのが、何をおいてもまずこのリストなのです。これも自社で一から作成するとなると、どこまでを対象とし、何を基準として絞り込むか、といった判断に苦慮するところです。いきなりではほとんど不可能に近いかもしれません。ですが、こちらも代行会社を利用することによって、その道のプロが利用するリストを用いることが可能となり、より高い水準で効率的に業務にあたることが可能になるのです。

テレアポをアウトソーシングするメリット4:トークスクリプトの作成も委託できる

テレアポにとって、業務の中で最も求められるものは、そのトークスキルと言えるでしょう。どんなに素晴らしい商材であっても、プレゼンテーションの仕方が残念なものであれば、決して相手には魅力あるものとして受け取ってはもらえないでしょう。その為にも、テレアポスタッフには優れたトークスキルが求められます。しかし、ただ漠然と話し方のスキルを向上させようとしても、そもそもが人によって差のあるものですし、いったい何が正解なのかというのも、なかなかにわかりづらいものです。また、それぞれが個々にスキル向上を目指して努力したとしても、方向性が定まっていなければ意味がありません。万が一にも、人によって言っていることが違う、というようなことになってしまえば、それはテレアポとしては致命的なものです。その問題を解決してくれるのが、トークスクリプトの存在です。基準となるしっかりとしたスクリプトがあれば、誰もがそれを参考とし、均一なサービスを提供することが可能になるのです。しかしこのスクリプトの作成にも、やはり相応のスキルが必要となります。実際にテレアポ業務に触れたことがない人がいきなり作成しようとしても、決して効果的なものを作り上げるのは難しいでしょう。お互いの顔が見えない音声のみのやり取りで、いかに効果的に商材の魅力を伝えられるか、相手からの質問にスムーズに回答するか、時には相手の反応が芳しくない状況があるとしてもそこからどう食らいついていくか等、いろんなケースを想定したものである必要があります。この条件をクリアできるトークスクリプトの作成となると、やはり確かな経験とノウハウが求められます。そこでこの作成も代行会社へアウトソーシングすることによって、より効果的なトークスクリプトを、自社での負担を最小限に抑えた上で得ることができるのです。

テレアポをアウトソーシングするメリット5:アポイントについては業務と切り離して事業運営できる

さて実際のテレアポ業務ですが、これを自社で賄うとなると、現在の業務にさらにプラスして抱えるということになります。新規で取り入れる場合などは特に、ノウハウも少ない中、どうしてもその負担は大きなものなってしまうでしょう。そこはやはり代行会社へ任せてしまうことをお勧めします。テレアポ業務は一種の専門的な業務であり、十分なノウハウとスキルが求められます。それらを自社で新たに一から作り上げるようとするよりも、餅は餅屋、すでにスタッフの育成や運営のスキルのある代行会社へ依頼するのがスマートな手法であり、その分、本来の事業の方へ注力することができます。どうしても自社で行わなければならないものと、代行会社など外部に委託できるものを適宜見極め、振り分けていくというのも、事業運営にとってはとても重要なことです。

テレアポをアウトソーシングするメリット6:予算の上限を決めてアポを取得してもらえる

ところで肝心のアポイントメントも、ただ闇雲に数だけを見て取得していけばいいというものでは決してないでしょう。実際の業務では、そのアポイントメントの先があります。テレアポ業務によってアポイントメントだけを取っていったとしても、その先の処理が追い付かなければ本末転倒になってしまいます。ですがどれだけの数のアポイントメントを取れば十分なのか、そのためにはどのくらいの労力を割くべきなのかをあらかじめ見極めるのは、経験がなければなかなか難しいものです。どれだけの人員で、どのくらいの期間、どれだけの対象に架電すれば必要とされる成果を上げるに十分なのか、という予測は決して容易にできるものではありません。そこで代行会社を利用することで、この問題を簡単に解決することができます。代行会社へは、あらかじめ予算の上限を設定して業務を委託することが可能です。これによって、過剰なアポイントメントの取得といった事態に陥ることなく、アポ後の処理についても問題なく遂行することができるでしょう。

まとめ

ここまで、テレアポをアウトソーシングすることについてのメリットをいくつか紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。実際には、使用する機材や専用ソフトの選定・導入、場所の確保、スタッフの勤怠管理等、テレアポ業務の運営にはさらなる煩雑な業務が付随し、日々対応していかなければなりません。時にはイレギュラーな事態も発生することもあるでしょう。ですがそれらを満足にこなしていくには、十分なノウハウがなければ非常に困難で、ともすれば本来の自社業務を逼迫してしまう可能性もあります。そこで有効なのが経験豊富な代行会社へのアウトソーシングです。適材適所、といった言葉はビジネスに限らずそこかしこで目にする言葉ですが、本当に自社で賄わなければならないものと、そうではないものを適切に見分け、アウトソーシングなど利用可能なものについては積極的に取り入れる、といった姿勢が、結局は本来の事業のさらなる発展につながるのではないでしょうか。時間も、予算も、人員も、利用可能なリソースは決して無限にある訳ではありません。貴重なそれらを何に、どのように振り分けていくかという見極めが、事業を運営していく上で非常に重要なポイントです。そうして時にシビアな判断を下さなければならない中で、アウトソーシングという形態は、また新たな活路を見いだしてくれる存在となるでしょう。そして数ある代行可能な業務の中でも、テレアポはもっともアウトソーシングするメリットが多いものの一つとも言えます。テレアポという業務自体、なかなかその実態が見えづらいところもあるものかもしれませんが、その内情を知れば知るほど、アウトソーシングするメリットを実感できるのではないでしょうか。新たにテレアポ業務の導入を計画されている方はもちろん、すでに自社で賄っているという方も、現状からのさらなる向上を求めて、アウトソーシングの利用について前向きに検討されてみてはいかがでしょうか。